11 Maggio 2017: Unisid&Elmi a favore e a sostegno delle aziende!!!

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Maggio 12, 2017 0 Di wp_6790836

Che cos’è la gestione documentale?

Erroneamente , quello che si pensa è il fatto che essa voglia dire volgarmente ” gestione di  un documento”  ovvero,  o archiviazione fisica in appositi faldoni( a loro volta riposti in appositi archivi) o archiviazione digitale intesa semplicemente come  conservazione in un’opportuna cartella del nostro PC o smartphone.

La cosa che ci sfugge però è che la conservazione del documento così intesa-  sia esso nativo ” digitale” , sia esso nativo cartaceo e trasformato successivamente in digitale tramite scanner o altro- così non serve a nulla.

Il documento così non ha alcun valore, è un documento senza identità.

I passaggi che occorrono per dare valore legale ad un documento sono l’apposizione di firma digitale e marca temporale, la prima ad attestarne la paternità, la seconda per collocarlo temporalmente.

E, non è finita qui….

Dopo questi passaggi obbligatori, abbiamo necessità di poter ben catalogare e successivamente ricercare il documento nel caso in cui un organo preposto alla vigilanza richieda immediatamente una copia originale di esso.

Ragion per cui, dopo essere stato “marcato” , dal documento vengono estrapolati una serie di ” metadati” che non sono altro che le  keyword  per la ricerca dello stesso.

Ad esempio , per le fatture, i metadati molto spesso sono Nome, Cognome, ragione sociale, P.Iva etc.

CREDETE SIA FINITA? EH NO….

Il documento così corredato viene poi trasmesso ad un conservatore accreditato e ne subisce il cosiddetto controllo qualità  , da cui scaturisce il cosiddetto”MANUALE DELLA CONSERVAZIONE” dove vengono trascritte le regole e i parametri a cui il documento conservato si attiene

Ed ancora….i documenti “conservati digitalmente” vanno periodicamente vagliati dal certificatore al fine di garantirne  l’incorruttibilità e la veridicità.

A seconda del tipo di documento, la conservazione ha un obbligo temporale variabile.

Quello che sembra un processo immane in realtà altro non è che un passaggio obbligato se ci si vuole prima di tutto “liberare” di faldoni inutili, se si vuole liberare SPAZIO in ufficio  ma, soprattutto se si vuole avere accesso sempre e dovunque, e in maniera sicura ai propri documenti sensibili….

Conseguenza più evidente è LIBERTA’ di azione, facilità di ricerca—> OTTIMIZZAZIONE E INCREMENTO DELLA PRODUTTIVITA’ IN AZIENDA—> TEAM DI LAVORO PIU’ PRODUTTIVO E FELICE!!!!

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