I tuoi documenti trovano la strada da soli….( sanno dove andare)

I tuoi documenti trovano la strada da soli….( sanno dove andare)

Febbraio 14, 2017 0 Di wp_6790836

Immaginate di dover cercare un documento importante inserito in uno dei trilioni di faldoni conservati in maniera non ordinata in un archivio polveroso e immane….

Manca una scala, oppure siete allergici alla polvere, oppure nella ricerca del documento, sempre che si concluda in maniera positiva, strappate accidentalmente il foglio o…ancor peggio, non trovate affatto il documento…

In aziende di un certo calibro l’archiviazione e la ricerca di un qualsiasi documento, sia esso sensibile o no, non solo richiedono un certo dispendio di tempo, ma sono soggetti anche ad errori umani accidentali.

Fortunatamente, per  semplificare ed evitare situazioni di perdita delle informazioni, esistono soluzioni software di acquisizione, elaborazione e distribuzione che riducono gli errori manuali e aumentano l’efficienza operativa.

Queste soluzioni software di acquisizione, elaborazione e distribuzione automatizzano e semplificano i flussi di gestione documentale e rappresentano il cosiddetto middleware tra la multifunzione (MFP) e una destinazione qualsiasi quale una cartella di rete o un’applicazione aziendale di back-end.

Grazie a regole predefinite, i documenti, una volta convertiti in file, vengono memorizzati nella posizione corretta,  garantendo così conformità nella gestione dei documenti.

Innumerevoli sono i vantaggi di un software di acquisizione che instrada i documenti:
– archiviare le informazioni diventa più semplice e veloce e si lavora con maggiore precisione e efficienza
– i costi si riducono ed i processi si ottimizzano
– risparmio di tempo poichè la cattura, l’ elaborazione e l’ archiviazione documenti automatizzano l’inserimento dei      metadati , riducendo al minimo il lavoro manuale.
–  la modalità di archiviazione sicura e tracciata .

– ricerca e disponibilità immediata delle informazioni necessarie.

-integrazione con un pannello di gestione per avere un’unica piattaforma di controllo documentale , dall’accesso al dispositivo all’ archiviazione strutturata delle informazioni.

Come funziona in pratica?
E’ possibile impostare una serie di pulsanti sul pannello frontale della multifunzione , ciascuno  per tipologia di documento o flusso di lavoro.

Si preparano i documenti da archiviare, si inseriscono nell’alimentatore, si preme un tasto e…il gioco è fatto!!!

Le informazioni indicizzate vengono archiviate in modo sicuro e corretto nella cartella desiderata.

I tuoi documenti sanno ormai dove andare…vuoi sapere come???

Contattaci: www.unisid.it